Führungskräfte verbringen bis zu 80% ihrer Zeit in Meetings. Viele davon sind unzufrieden mit der Meetingkultur und mit dem Meetingverlauf – im Rahmen meiner Coachings mit Führungskräften kommt daher immer wieder das Führungsthema „Meeting“ zur Sprache.
Manche nutzen dann die Zeit in Meetings, um andere Arbeiten zu erledigen oder sind gedanklich mit anderen Projekt bzw. Führungsthemen beschäftigt. Man könnte somit annehmen, dass sie sofort etwas verändern, um Ihre kostbare Zeit wirklich sinnvoll zu nutzen. Falsch gelegen.
Meine Erfahrung: Viel zu viele nehmen lieber die Rolle als „Meetingtourist“ ein und wissen oft nicht, warum sie beim Meeting teilnehmen und welchen Beitrag sie leisten können bzw. sollen.
Mit dem einfachen online Analyse Tool von Synergy wissen unsere Kunden, wie produktiv ihre Meetings sind und wo sie ansetzen können, um Ihre Meetings zu verbessern. Wie zufrieden sind Ihre MitarbeiterInnen mit dem Jour fixe Meeting?
Wozu also Meetings?
Richtig eingesetzt sind Meetings unschlagbare Führungskräfte – Werkzeuge, die in Zeiten von Transformation und Veränderung als Kraftzentren und Denkwerkstätten dienen.
Ein Meeting, dass ausschließlich zur Informationsweitergabe verwendet wird, bringt garantiert nur ein Ergebnis: Langeweile! Wenn Menschen ausschließlich zu diesem Zweck zusammenkommen, dann ist ein halbes Misslingen bereits vorprogrammiert.
Mit gelebten, agilen Werten und dem Mindset von Design Thinking gelingt es, eine positive Meetingkultur zu schaffen. Wie das geht? Ganz einfach: Wir gestalten das Meeting um die „User“ herum und überlegen uns deren Bedürfnisse bzw. Nutzen, damit sie genau wissen, was sie erwartet.
Meetings werden dann einberufen, um das zu tun, was Gruppen am besten können:
- Ideen finden,
- Probleme analysieren und lösen, und
- komplexe Entscheidungen vorbereiten und fällen.
Somit werden Meetings zu einem Ort von Produktivität & Kreativität.
Meetings dienen dem TUN.
Uns liegt das Werkzeug Meeting sehr am Herz, vor allem, um es richtig und SINNvoll einzusetzen und um Agilität auch wirklich zu leben.
Gegenseitiger Respekt, Vertrauen und eine gute Kommunikation sind Voraussetzung für agiles Arbeiten im Team.
Viele Meetings laufen oft aus dem Ruder, weil operative Herausforderungen, grundsätzliche Fragen (Strategie, Steuerung) oder auch persönliche Befindlichkeiten in einem Meeting miteinander vermischt werden – Setzen Sie das Werkzeug „Meeting“ richtig ein – Trennen ist Stärker!
Ein wesentlicher Faktor für die Qualität von „Meeting“ ist die bewusste Unterscheidung nach dem jeweiligen Sinn und Zweck. So können Sie die Teilnehmer motivieren und Eigenverantwortung fördern. Als Beispiel einer besonderen Meeting-Form setzt Sipgate ein wertvolles Scrum-Werkzeug, die Retrospektive, ein.
Was ist eine Retrospektive?
Eine bewusste „Aus-Zeit“, in der man die letzten Wochen der Zusammenarbeit reflektiert, Probleme analysiert und Verbesserungsansätze durchdenkt. In einer Retrospektive tauschen die Teilnehmer ihre verschiedenen Sichtweisen aus und ermöglichen so ein besseres, gegenseitiges Verständnis. Darauf aufbauend, werden Veränderungen für Verbesserungen ausprobiert. Im Wesentlichen werden in der Retrospektive folgende 3 Fragen gemeinsam beantwortet:
- Was hat gut in der Zusammenarbeit funktioniert?
- Was kann man wo verbessern?
- Was, von dem wir uns eine Verbesserung erhoffen, werden wir jetzt ausprobieren?
In unserem nächsten Workshop am 12. April 2018 zum Thema Agiles Arbeiten X+Y – die Reise geht weiter beschäftigen wir uns weiter mit Live-Praxisberichten und erleben agiles Arbeiten.
Ihre Katja Bauer
Synergy Management
