Zeitdieb Meeting oder: wie können wir Meetings produktiver & energievoller gestalten?
Mehr als 50% der MitarbeiterInnen geben an, dass sie regelmäßig in Live-Besprechungen teilnehmen, die nicht für sie relevant sind. Jeder zweite Mitarbeiter erledigt parallel zur online Veranstaltung auch andere berufliche Aufgaben!
Kommt dir das bekannt vor?
Gerade in den heutigen Zeiten wird viel Zeit in Meetings verbracht, seit der Coronapandemie vor allem in online Meetings hinter dem Bildschirm. Viele Meetings sind aber eigentlich gar nicht notwendig, oder nicht effektiv gestaltet. Dies wiederum ist für die Produktivität im Team nicht unbedingt förderlich. Aber nicht nur das, Meetings kosten auch Geld.
👍 Mein Tipp: lieber weniger Meetings, dafür wirkungsvolle!
Meetings sind teure „Werkzeuge“ die wohlüberlegt einzusetzen sind. Ein einfaches Gedankenexperiment lässt dies sichtbar werden: Wie viele Leute sitzen mit welchem Gehalt bzw. Stundensatz um den Tisch um welchen Zweck zu erreichen? Diese Kosten/Nutzen-Überlegung ist hilfreich für jede Planung und Struktur von Meetings.
Wann sind Meetings sinnvoll?
1. Entscheidungen treffen
Wenn es um Entscheidungen treffen geht, sind Meeting besonders effizient, wenn schnell und strategisch entschieden werden kann. Damit die Meetingatmosphäre produktiv und angenehm für alle sein kann, kann sich an folgenden Kommunikationszielen orientiert werden: wertschätzend, transparent und zielorientiert. Diese sind besonders wichtig beim aktiv Entscheidungen treffen im Team, damit alle einbezogen werden und Bescheid wissen, beziehungsweise informiert sind. Für die Atmosphäre im Team ist eine wertschätzende Kommunikation besonders essentiell.
2. Lernen und neue Hindernisse gemeinsam bewältigen
Im Arbeitsalltag ist man auch öfter mal mit Hindernissen und Stolpersteinen konfrontiert, doch diese sollten nicht abschreckend sein, denn im Team können auch solche bewältigt werden. Während sich ein Team gemeinsam und als Einheit einem Problem stellt, kann viel gelernt werden. Wir z.B. bei #Synergy haben jeden Montag ein 15minütiges Stand-up Meeting, um uns für die Woche zu orientieren und auch unsere Erfolge für alle transparent zu machen. Wir starten mit voller Energie in die kommende Woche.
Bei größeren Problemen finden zusätzliche Meetings statt, um über die Probleme zu sprechen, wie sie am besten und sinnvollsten bewältigt werden können. Wir reflektieren das eigene Verhalten und das Verhalten im Team, und lernen daraus. Das ist ein Prozess, der sich systematisch entwickelt hat.
3. Teambuilding
Auch das ist ein wichtiges Thema, das effizient in einem Meeting behandelt werden kann. Denn nur ein gut funktionierendes und zusammenhaltendes Team kann Herausforderungen gemeinsam schaffen. Dieser Aspekt darf deshalb auf keinen Fall außen vorgelassen werden und dafür erfordert es regelmäßige Meetings und gemeinsame Erfahrungen im Team.
4. Effizient arbeiten
Wenn große Aufgaben anstehen, oder wenn Unterstützung und gegenseitiges Helfen zielführend ist, dann ist es ebenfalls Zeit für ein Meeting. Auch hier ist es wichtig, dass das Meeting strukturiert und organisiert abläuft. Gemeinsam und effizient arbeiten erfordert auch eine respektvolle und klare Kommunikation.
Fazit
Meetings können sehr effizient und zielführend sein, aber nur wenn ein klares Ziel festgelegt ist und auf dieses gemeinsam hingearbeitet wird. Die Ziele von Meetings können sehr vielfältig sein und von Teambuilding bis Entscheidungen treffen reichen. Wichtig für die Effizienz des Meetings ist aber, dass ein Ziel ausgesucht wird und in der Zeit fokussiert und produktiv behandelt wird.
